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Annexe 4 : Les modalités de maintien de droits à l’avancement

Le fonctionnaire concerné doit chaque année justifier son activité professionnelle s’il veut pouvoir
bénéficier du maintien de ses droits à l’avancement. C’est au fonctionnaire qu’il incombe de
transmettre les pièces justificatives.
Pour les activités professionnelles exercées à l’étranger, chacune de ces pièces doit être doublée d’une
traduction en langue française établie par un traducteur assermenté.
Liste des pièces justificatives dans chaque situation :

Activité salariée

Activité indépendante

Copie de l’ensemble des 1)
bulletins de salaires
- un extrait Kbis ou extrait K délivré par
le tribunal de commerce attestant de
Et
l’immatriculation de l’entreprise au
Copie du / des contrats de
registre du Commerce des Sociétés
travail
datant de moins de 3 mois

Création ou reprise d’une entreprise
Un extrait Kbis ou extrait K délivré par le
tribunal de commerce attestant de
l’immatriculation de l’entreprise au registre
du Commerce des Sociétés datant de moins
de 3 mois
ou

un extrait d’immatriculation D1 délivré par
la chambre des métiers et de l’artisanat
- un extrait d’immatriculation D1 délivré
attestant de l’inscription au répertoire des
par la chambre des métiers et de
métiers ou au registre des entreprises datant
l’artisanat attestant de l’inscription au
de moins de 3 mois
répertoire des métiers ou au registre des
entreprises datant de moins de 3 mois
ou

ou

ou
- une copie de la déclaration d’activité
auprès de l’Union de recouvrement des
cotisations de sécurité sociale et
d’allocations familiales (URSSAF)

une copie de la déclaration d’activité auprès
de l’Union de recouvrement des cotisations
de sécurité sociale et d’allocations familiales
(URSSAF).

Et
2)
- une copie du dernier avis d’imposition
ou
- de tout élément comptable certifié
attestant de la capacité de l’entreprise à
procurer au fonctionnaire un revenu
supérieur ou égal au revenu minimal fixé
par le décret n° 2019-234 du 27 mars
2019.

1

 Le fonctionnaire concerné doit transmettre ses pièces justificatives :
- Par courrier recommandé ou par courrier simple
- Par courriel
- En main propre auprès des services concernés
Le fonctionnaire doit également transmettre ses coordonnées postales et téléphoniques ainsi que l’adresse
mail à laquelle il peut être contacté par son autorité de gestion.
 L’autorité gestionnaire doit renvoyer un accusé de réception à l’intéressé :
- Comprenant la date de réception des pièces
- Précisant la complétude ou l’incomplétude du dossier
La date de transmission des pièces varie selon le versant concerné :
-

Fonction publique de l’Etat (FPE) et fonction publique hospitalière (FPH) ;
Fonction publique territoriale (FPT).

1/ Dans la FPH ou la FPE : au plus tard le 31 mai de chaque année suivant le premier jour de
son placement en disponibilité.
 À défaut de transmission des pièces dans ce délai, le fonctionnaire ne pourra pas prétendre au
bénéfice de ses droits à l’avancement correspondant à la période concernée.
Il conviendra cependant aux services gestionnaires de s’assurer, au regard des dates prévisibles
d’avancement de grade et d’échelon des fonctionnaires concernés, de la transmission, en temps utile, de
ces pièces justificatives afin que ces derniers puissent bénéficier de leurs droits à avancement le plus
concomitamment possible.
Exemple : pour une période de disponibilité débutée entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2019 (au
cours de l’année n), l’attestation devra être transmise avant le 31 mai 2020 (année n+1).

Exemple dans la FPH et la FPE :

Agent placé en
disponibilité au
1er avril 2019
pour exercer
une activité
professionnelle

Pièces
justificatives
d'une activité
professionnelle
entre le 1er avril
2019 et le 31
décembre 2019
à fournir avant
le 31 mai 2020

Prise en
compte des
droits à
l'avancement
(neuf mois
d'ancienneté
acquise)

Un fonctionnaire placé en disponibilité pour exercer une activité professionnelle au 1er avril 2019
(année n) devra transmettre avant le 31 mai 2020 (année n+1) à son autorité de gestion les éléments
justifiant de l’exercice de cette activité entre le 1er avril 2019 et le 31 décembre 2019, afin que cette période
de neuf mois soit prise en compte pour son avancement.
Si cette période de disponibilité se poursuit au cours de l’année 2020 (année n+1), par exemple jusqu’au
15 juin 2020, le fonctionnaire devra transmettre avant le 31 mai 2021 (année n+2) les éléments justifiant
de l’exercice d’une activité professionnelle pour cette période de 5 mois et demi afin que celle-ci soit prise
en compte pour son avancement.
2

2/ Dans la FPT : l’autorité territoriale concernée fixe la date de transmission des pièces.
Cette date ne peut être postérieure « au 1er janvier de chaque année suivant le premier jour de son
placement en disponibilité. À défaut, le fonctionnaire ne peut prétendre au bénéfice de ses droits à
l'avancement correspondant à la période concernée ».
Elle ne peut être postérieure au 1er janvier de l’année n+2.
Il appartient donc à chaque collectivité territoriale de déterminer la date de l’année n+1 à laquelle le
fonctionnaire placé en position de disponibilité au cours de l’année n doit transmettre les éléments
justifiant de l’exercice d’une activité professionnelle afin que la période de disponibilité correspondante
soit prise en compte pour son avancement au titre de l’année n +1. Chaque collectivité doit ainsi
s’assurer de la publicité de cette date auprès des agents concernés.
Toutefois, cette date doit être fixée en laissant au fonctionnaire un délai raisonnable pour réunir
l’ensemble des justificatifs listés par l’arrêté.
La date prise en compte pour déterminer si la transmission des pièces requises a été faite selon les règles
est :
-

le cachet de la poste, en cas d’envoi par courrier ;

-

la date d’envoi du message, en cas de transmission par courriel ;

-

la date de l’accusé réception remis à l’agent, en cas de dépôt en main propre.

En cas de non-transmission des pièces par l’agent, celui-ci ne peut conserver le droit de maintien
du droit à l’avancement pendant sa période de disponibilité.

Exemple dans la FPT :

Agent souhaitant
profiter du
maintien du droit
à l'avencement
lors d'une
disponibilité
pendant l'année
2019

Pièces
justificatives
d'une activité
professionnelle
à fournir avant la
date fixée par
l'autorité de
gestion (au plus
tard le 31
décembre 2020)

Prise en compte
des droits à
l'avancement (six
mois
d'ancienneté
acquise)

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