Destruction d'un document se rapportant à la situation personnelle d'un agent

M. Jean Louis Masson expose à M. le ministre d'État, ministre de l'intérieur, le cas d'un directeur général des services d'une commune qui a convoqué un agent pour évoquer des dysfonctionnements et qui a ensuite adressé au maire un compte-rendu de l'entretien. Il lui demande si l'agent peut demander la destruction de ce document au motif que tous les documents écrits se rapportant à la situation personnelle d'un agent ne peuvent être établis que si l'agent a été valablement informé de ce qu'un compte-rendu écrit serait établi de façon à ce qu'il puisse formuler des observations contradictoires.

Le directeur général des services (DGS) exerce l'autorité hiérarchique sur l'ensemble des personnels. Il peut à ce titre convoquer un agent afin de lui faire part de difficultés. Cet échange doit aussi être l'occasion pour l'agent de présenter ses propres observations. Lorsque le DGS informe l'autorité territoriale de l'existence de ces difficultés, il peut être amené à lui communiquer le compte rendu d'entretien avec le ou les agents concernés. Il n'est pas tenu d'informer les agents placés sous son autorité des modalités selon lesquelles il rend compte à l'autorité territoriale du contenu de ces entretiens. Par ailleurs, un compte rendu d'entretien entre une autorité hiérarchique et un agent, dans la mesure où il concerne la situation administrative de l'intéressé, doit être versé dans son dossier individuel (CAA, n° 00BX02527 du 7 septembre 2004 ; CAA, n° 14BX02641 du 20 juin 2016 ; CAA, n° 16PA01121 du 24 janvier 2017), sachant que l'agent a la possibilité de demander par écrit, à tout moment, à consulter son dossier et n'a pas à motiver sa demande. Dans ce cas, il est de bonne pratique administrative d'informer l'agent que ce document sera versé à son dossier. L'article 13 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique prévoit que l'agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document à l'autorité territoriale, soit lors de la consultation, soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné. Ainsi un agent est fondé à demander le retrait de son dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical (CE, n° 251833 du 25 juin 2003) ou de documents présentant un caractère injurieux ou diffamatoire (CAA de Nancy, n° 99NC02449 du 10 novembre 2004). Toutefois, l'agent ne peut demander le retrait ni la destruction du compte rendu d'un entretien avec l'autorité hiérarchique dès lors que ce document concerne sa situation administrative.